Visita para verificar libros de contabilidad no es lo mismo que una visita de inspección contable

Especialista en Gerencia Tributaria

Universidad Piloto de Colombia (UPC)

El artículo 684 del estatuto tributario le otorga a la administración de impuestos amplias facultades de investigación y fiscalización para asegurar el cumplimiento, por parte de los contribuyentes, de las normas sustanciales. Dentro de esas atribuciones está la del literal e): Ordenar la exhibición y examen parcial de los libros, comprobantes y documentos, tanto del contribuyente como de terceros, legalmente obligados a llevar contabilidad.

Verificar libros es el acto mediante el cual un funcionario de la Dian le pide al representante legal de la empresa o a la persona designada por el contribuyente para atender la visita, que le exhiba los libros de contabilidad para saber si existen, si están registrados en la cámara de comercio (o en la DIAN en el caso de contribuyentes no comerciantes) o si están al día. Esta operación es muy diferente a la inspección contable a la que se refiere el artículo 782 del estatuto tributario, ya que en ésta los funcionarios, además de verificar la existencia de los libros de contabilidad, hacen un examen de las cifras registradas para compararlas o cruzarlas con los contenidos en las declaraciones de impuestos del contribuyente. Es por ello que el artículo 271 de la ley 223 de 1995 dispone que cuando se practique una inspección contable, debe estar a cargo de un funcionario que tenga la calidad de Contador Público, de lo contrario, la diligencia es nula.

Es importante que sepamos cuales son las diferencias que hay entre una verificación de libros y una inspección contable, ya que muchas veces los contribuyentes creen que pueden pedir la nulidad de la diligencia, en el caso de una visita de verificación de libros, cual el funcionario de la DIAN comisionado para tal fin no es un contador público. Si nos encontramos ante un auto de verificación de libros, no se requerirá la calidad de contador público y el proceso sería completamente legal.

Otro dato importante que debemos tener en cuenta, es que al practicar una inspección contable se le debe dar traslado de la copia del acta de la visita al contribuyente, para que éste responda durante el mes siguiente por los actos irregulares que se le imputan. Esto se hace para que pueda proceder la sanción por irregularidades en la contabilidad de que trata el artículo 655 del Estatuto tributario.

No está de más precisar que el contribuyente cuenta con 5 días hábiles para presentarle a la administración de impuestos los libros de contabilidad (Decreto 1354 de 1987, Art. 2), y éstos no pueden tener más de 4 meses de atraso,

contabilizacion de una compra

Entre las operaciones más comunes que deben conocer contadores, auxiliares contables y estudiantes de Contabilidad, se trata de la contabilización de las compras. De las compras, para algunos lo que presenta mas trabajo es la retención en la fuente. Seguramente para un contador o un auxiliar experimentado esto resulta muy sencillo, pero no así para quienes apenas se inician en el mundo de la contabilidad, tanto así, que la retención en la fuente por compras es de los temas mas consultados en Gerencie.com, y como respuesta a eso, trataremos de desarrollar el tema de una forma muy sencilla con la aplicación de algunos ejemplos.

Ya sabemos que la retención en la fuente no es un impuesto, sino una cobro anticipado de un impuesto, que puede ser el impuesto de renta (Retención por renta), Impuesto a las ventas (Reteiva o retención en la fuente por Iva) y el Impuesto de industria y comercio (Reteica).

La retención en la fuente la practica la persona que hace el pago, es decir, el comprador, quien es conocido como agente retenedor (Vea: Agentes de retención).

La retención en la fuente consiste en retener parte del valor de la venta, según la tarifa y el concepto sujeto a retención (Vea: Retención en la fuente).

Ejemplo: La empresa A compra a la empresa B el valor de $100, luego la empresa A solo le paga a la empresa B $96.5, los restantes $3.5, los retiene por concepto de renta.

Contabilización de la retención en la fuente

Ejemplo de compra de mercancías en el que operan todas las retenciones:

Compra: 2.000.000
Iva: 320.000
Valor total: 2.320.000
Retención por renta: 70.000 (2.000.000 * 3.5%)
Retención por Iva: 160.000 (320.000 * 50%)
Retención por Ica: 2.000 (2.000.000 * 4X1.000)
Valor neto a pagar: 2.082.000
Cuenta Debito Crédito
143505 2.000.000
240805 320.000
236540 70.000
236701 160.000
236801 8.000
111005 2.082.000

Explicación

La retención en la fuente por renta y por Iva se aplica cuando la compra antes de Iva sea igual o superior a 27 UVT. La tarifa para compras es del 3.5%. La tarifa de Reteiva es del 50% del valor del Iva.

La retención por Ica es diferente para cada municipio, puesto que el Impuesto de industria y comercio es un impuesto municipal y cada uno determina la base y la tarifa.

La retención se aplica antes del impuesto a las ventas. A manera de ejemplo si la compra es de 1.000 mas Iva de 160, la base sobre la que se debe calcular la retención es 1.000 y no 1.160.

Para el caso de determinar la tope para aplicar retención, igualmente se tiene en cuenta el valor antes de Iva. La retención por compras se aplica a partir de 566.000 (año 2007). Esos 566.000 son antes de Iva. Si por ejemplo, el valor de la compra es de 500.000 mas 80.000 de Iva, aunque la operación total suma 580.000, no se aplica retención puesto que el valor a tener en cuenta es el de la compra sin Iva que en este caso es de 500.000.

Autoretención

Recordemos que cuando la compra se hace a una persona que pertenece al grupo de los Grandes contribuyentes no se le practica retención en la fuente, puesto que estos por regla general [no siempre] son autoretenedores y ellos mismos son quienes deben practicarse la respectiva retención.

En este caso, el comprador no practica retención alguna, lo hace el vendedor, quien hará el siguiente registro.

Supongamos:
Compra: 1.000.000
Iva: 160.000
Valor total: 1.160.000

Contabilización del vendedor
Cuenta Debito Crédito
111005 1.160.000
135515 35.000
4135 1.000.000
240805 160.000
236575 35.000

Explicación

El vendedor por ser gran contribuyente recibe todo el valor, puesto que el comprador no le retienen ni por renta ni por Iva y dependiendo del municipio muy seguramente tampoco le retiene por Ica.

La autoretención por renta se lleva tanto al pasivo como al activo, puesto que debe ser pagada en la respectiva declaración mensual de retención (pasivo), y luego puede descontarla de la declaración de renta en el respectivo periodo gravable (activo).

No existe la figura de autoretención por Iva, por lo que no habrá retención por parte del comprador ni habrá autoretención por parte del vendedor.

Para este caso, la contabilización por parte del comprador seria:
Cuenta Debito Crédito
143505 1.000.000
2408 160.000
111005 1.160.000

Nota: No se practica retención en la fuente por renta por compras a los Grandes contribuyentes que son autoretenedores ni a las personas que pertenecen al Régimen especial (Cooperativas…). En el caso del régimen especial, si fuere el caso, se debe practicar retención por Iva y por Ica (Por regla general las personas que son régimen especial en renta no lo son en Ica).

retencion en la fuente

Concpeto general de retención en la fuente
La retención en la fuente no es un impuesto, sino un mecanismo de cobro anticipado de un impuesto en el momento en que sucede el hecho generador.
Contrario el concepto popular, la retención en la fuente no es ningún impuesto, sino que es el simple cobro anticipado de un impuesto, que bien puede ser el impuesto de renta, a las ventas o de industria y comercio.
La retención en la fuente por ser un pago anticipado de un impuesto, ésta se puede descontar en la respectiva declaración, ya sea de Iva, de Renta o de Ica.
La retención en la fuente comprende elementos como el sujeto pasivo, que es la persona a la que se le debe retener, el agente de retención que es la persona obligada a practicar la retención, el concepto de retención que es el hecho económico que se realiza y está sometido a retención, la tarifa que es el porcentaje que se aplica a la base de retención, y la base de retención es el valor o monto sujeto a retención.
La retención en la fuente es diferente para cada impuesto.
Existe la retención en la fuente por renta, la retención en la fuente por Iva o mas conocida como reteiva y la retención en la fuente por Ica, también conocida como reteica
A veces se suele aplicar de forma generalizada el concepto de retención en la fuente al impuesto de renta, lo cual es equivocado, puesto que, como ya se explicó, existe retención en la fuente para cada impuesto, y en el caso del impuesto de renta, el concepto adecuado es retención en la fuente por renta o reterenta.
Principales conceptos y tarifas de retención para el 2010

Concepto sujeto a retención	Sujeto pasivo	Porcentajes y bases
Arrendamiento bienes inmuebles	Propietario, contribuyentes	3.5% sobre 27 Uvt ó más [$663.000]
Arrendamiento bienes muebles, vehículos, maquinaria	Beneficiario	4% sobre 100% del pago o abono en cuenta
Contratos de construcción y urbanización	Contratista	1% sobre 27 Uvt ó más [$663.000]
Comisiones sin vínculo laboral	Beneficiario (*)	10% u 11% sobre 100% del pago o abono en cuenta
Compras	Beneficiario	3.5% sobre 27 Uvt  ó más [$663.000]
Compra inmuebles y vehículos	Beneficiario	Retener 1% sobre 27 [$663.000] Uvt a falta de retención del Notario o Tránsito
Venta activos fijos personas naturales	Vendedor	1% sobre el total
Compra combustible	Beneficiario	0.1% sobre el total
Honorarios, administración delegada	Beneficiario (*)	10% u 11% sobre el pago o abono en cuenta.
Honorarios por consultoría de obras públicas remunerados con base en el método del factor multiplicador	Contratante	2% pago o abono en cuenta
Demás contratos de consultoría, incluidos los de interventoría	Contratante	6% del valor del pago o abono en cuenta para declarantes 10% u 11% del valor del pago o abono en cuenta para no declarantes.
Intereses	Beneficiario	7% de todos los intereses
Servicios en general	Beneficiario	6% para no declarantes. 4% para declarantes. Sobre 4 Uvt o más [$98.000].
Servicios temporales	Beneficiario	1% sobre 4 Uvt ó más [$98.000]
Servicios de aseo y vigilancia	Beneficiario	2% sobre 4 Uvt ó más [$98.000]
Servicios de hoteles y restaurantes	Beneficiario	3.5% sobre 4 Uvt ó más [$98.000], si paga directamente el agente retenedor
Transporte terrestre de carga	Transportador	1% sobre 4 Uvt ó más [$98.000]
Transporte aéreo, marítimo carga	Transportador	1% sobre 4 Uvt ó más [$98.000]
Transporte terrestre nacional de pasajeros	Transportador	3.5% sobre 27 Uvt ó más [$663.000]
Compra de bienes y productos agropecuarios sin proceso industrial	Beneficiario	1.5% valores superiores a 98 UVT [$2.406.000]
Compra de café pergamino o cereza	Beneficiario	0.5% valores superiores a 160 UVT [$3.929.000]
Loterías, rifas, apuestas y similares	Beneficiario	20% cuando el pago sea  superior a 48 UVT [$1.179.000]
Otros ingresos tributarios	Beneficiario	3.5% sobre 27 Uvt ó más [$663.000]
Emolumentos eclesiásticos	Beneficiario	3.5% sobre el pago a no declarantes. 4% a declarantes, o cuando los pagos del año gravable a no declarantes superen 1.400 UVT Sobre 27 Uvt o más [$663.000].
Indemnizaciones derivadas de la relación laboral	Beneficiario	20% para trabajadores que devenguen más de 10 salarios mínimos
Otras indemnizaciones	Beneficiario	20% residentes 34% extranjeros sin residencia
Servicios integrales de salud que comprendan hospitalización, radiología, medicamentos, exámenes y análisis de laboratorios clínicos	IPS	2% Sobre 4 Uvt o más [$98.000]
(*) 11% para pagos o abonos en cuenta a Personas Jurídicas y asimiladas - 11% para pagos o abonos en cuenta a la personas naturales por contratos cuyo valor superen la suma de 3.300 UVT. - 11% para pagos o abonos en cuenta a Personas Naturales, sobre el exceso de 3.300 UVT en el año 2010. - 10% para pagos o abonos en cuenta a las demás Personas Naturales El Uvt para el 2010 está en $24.555 , para el 2009 era de $23.763. Para conocer los valores en pesos, multiplique los Uvt respectivos por 24.555. Ejemplo: La retención en la fuente por compras se practica a partir de 27 Uvt, que en pesos es igual a 27×24.555, es decir, a partir de 663.000, realizando la respectiva aproximación.

DEPRECIACION DE ACTIVOS

Superintendencia de las Sociedades
Concepto 003
10-02-2009

REF: Aclaración Art. 64, Decreto 2649 de 1993
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 2 de la Resolución 001 de 2008 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA (sic):

 “¿respecto del inciso sexto del artículo 64 del decreto 2649 de 1993 que a la letra dice:” la contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. cuando sea significativo, de este monto se debe restar el valor residual técnicamente determinado. las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo.”;
1.¿ el término  “ cuando sea significativo”  se está refiriendo a la depreciación de su valor histórico ajustado o al valor residual técnicamente determinado   o a que se refiere?
2. bien sea a lo que el término “significativo” se esté refiriendo ¿bajo qué parámetros se determina que es significativo?
3. ¿el término “de este monto” se está refiriendo a la depreciación de su valor histórico ajustado o al concepto que se defina como “significativo”?
4. ¿cuándo se habla de “valor residual técnicamente determinado” se refiere al valor residual determinado mediante avalúo técnico, en caso contrario como se determina técnicamente el valor residual?
5. ¿para poder calcular la depreciación por el sistema de reducción de saldos previamente a la utilización de éste sistema, se debe practicar  avalúo técnico para determinar el valor residual?
6. ¿de ser necesario el avalúo técnico para determinar el valor residual en el sistema de depreciación de reducción de saldos, cuales son las reglas para su preparación? aplican las mismas reglas establecidas para determinar avalúo técnico señaladas en los incisos 10 y 12 del artículo 64 del decreto en mención, en caso contrario cuales serían?

CONSIDERACIONES DEL CONSEJO.

1. Sea lo primero decir, que la presente consulta se absuelve en virtud del traslado realizado por la Junta Central de Contadores a este Consejo, ya que la citada entidad carece de competencia para emitir conceptos en materia técnico/contable.
De otra parte, como bien es sabido, el Decreto 2649/93 contiene las normas que aplican en  Colombia en materia de elaboración y presentación de información  financiera. Esta reglamentación  debe ser aplicada por los entes obligados a llevar contabilidad, a fin de cumplir  con los requisitos necesarios para garantizar la calidad y utilidad de las cifras  correspondientes.
Respecto del artículo 64 del decreto  mencionado, objeto de  la consulta, se puede decir que corresponde a una norma técnica que trata sobre los  aspectos aplicables al manejo de las Propiedades Planta y Equipo, refiriéndose expresamente al tratamiento técnico para  la  conformación del costo, el manejo de la  depreciación y el valor residual de los activos.  
Por su parte, el inciso seis del  artículo analizado  trata  la  depreciación  como una contribución a la generación del ingreso en razón del uso de los activos. La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante la aplicación de métodos de reconocido valor técnico, utilizando aquel que mejor cumpla la norma básica de asociación, a su vez definida en el artículo 13 del mismo decreto.
Un método de reconocido valor técnico es aquel que se ha construido por el desarrollo disciplinal o se ha aceptado como práctica común y por tanto goza de un apoyo sustancial originado en el reconocimiento profesional o teórico por su capacidad de describir o representar la realidad  económica de pérdida de valor original de un activo,  originada en su uso, obsolescencia o asignación de costos o gastos a los ingresos que generan.
De acuerdo con lo dispuesto en el  artículo 64  del Decreto 2649/93, Son  considerados  métodos de reconocido valor técnico para el cálculo de depreciación, el de   línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de producción u horas de trabajo, entre otros.
Es de tener en cuenta que los elementos fundamentales del proceso de depreciación son la base de depreciación y la vida útil. La base de depreciación está establecida por el costo histórico, o el costo histórico ajustado por inflación, cuando esta proceda, el cual  puede ser  disminuido con el valor de  salvamento, es decir aquel valor recuperable cuando la vida útil del activo se ha extinguido.    El costo histórico de los activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios hasta colocarlos en condiciones de utilización. El valor histórico se debe incrementar  con el de las adiciones, mejoras y reparaciones, que aumenten significativamente la cantidad o calidad del activo.  El costo histórico ajustado por inflación, corresponde a aquel que incluye el valor de los ajustes por inflación, calculados durante el tiempo que estuvieron vigentes. 
Se puede decir que el  valor residual de un bien se puede equiparar al antiguo concepto del valor de salvamento antes mencionado, de forma que el valor residual   se entiende como aquel que se estima tendrá un  activo al final de su vida útil determinada,  pues aún cuando ya se finalizo el proceso de depreciación inicial, en  la realidad todavía tiene un valor porque  se pueda enajenar al final de la vida útil probable, en la cual inciden las adiciones, mejoras y reparaciones que incrementen el valor del activo.  
Es de observar que la estimación del valor residual, se  debe establecer mediante un cálculo técnico, que determine  el costo del activo tomando en cuenta  las condiciones del bien en determinado momento, de acuerdo con la clase, las condiciones reales en que se encuentra y  el tiempo de vida útil que le resta en  la empresa,. Dicha valoración debe ser efectuada por una persona o ente  especializado   en este tipo de cálculos, de forma que mediante un procedimiento técnico debidamente soportado se determine el valor residual del bien al término de su vida útil inicialmente determinada.
Respecto de  la vida útil, es necesario tener en cuenta lo dispuesto en el mismo artículo 64, que considera que la vida útil,  corresponde al lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta o equipo, contribuirá a la generación de ingresos.
Para su determinación es necesario considerar,  entre otros factores, las especificaciones de fábrica, el deterioro por el uso, la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda  de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuyen.

CONCEPTO

Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, el Consejo Técnico procede a dar respuesta a cada una de las preguntas objeto de la consulta, sobre la interpretación del inciso sexto del artículo 64 del Decreto 2649/93,  en el mismo orden en que fueron formuladas de la siguiente forma:
PRIMERA. .Dado el contexto del tema tratado, para el caso el sentido del término significativo hace relación al valor residual técnicamente determinado.
SEGUNDA. .El término significativo se aplica en el sentido literal del término, es decir  atendiendo a  su significado, cual es que tiene importancia por representar o significar algún valor. 
En el tema que nos ocupa respecto del costo y depreciación de un bien, se requiere  que para  su determinación  se tenga en cuenta la materialidad, aspecto expresamente tratado por el Art. 16 del Decreto 2649/93

Este artículo 16, trata sobre   la importancia relativa o materialidad, respecto de lo cual expresa:

El reconocimiento y presentación  de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa. 

Un hecho económico es material cuando,  debido a su naturaleza  o cuantía , su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar  significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información

Atendiendo  lo anterior, se puede decir que el término significativo  debe ser entendido en  cada caso particular, con relación al contexto de las cifras que maneja cada  entidad , tanto en relación con  la clase de activos como del grupo al cual pertenece el bien; de forma que en el caso consultado la determinación del valor residual de un bien debe tener en cuenta su representatividad frente a otros activos del rubro al cual pertenece y la magnitud de las cifras registradas en   propiedad, planta y equipo.

TERCERA. El término “de este monto” en el contexto del inciso seis del artículo 64 en estudio, hace referencia al costo o costo histórico ajustado por inflación, por cuanto es a éste al que se le descuenta  el valor residual del activo,  para que  no sea objeto de depreciación, por cuanto se espera que dicho bien  al final de la vida útil inicialmente determinada, es decir conserva un valor de uso, que es considerado   como el  valor residual del bien, el cual  como ya se dijo debe ser  técnicamente determinado y descontado del costo histórico ajustado  siempre y cuando  sea representativo.   
CUARTA. La interpretación de la expresión “valor residual técnicamente determinado” se refiere precisamente a la porción del costo  que se estima recuperar  al concluir la vida útil  estimada de forma técnica, atendiendo las características del bien en un momento determinado, de forma que el cálculo cumpla  con los requerimientos propios de este tipo de estimaciones.
QUINTA. Se reitera que el valor residual de un bien debe ser calculado técnicamente al inicio del cálculo de la depreciación;  y en caso de que el valor sea representativo se debe descontar del costo o costo histórico ajustado por inflación del bien,  a fin de que no sea  tomado como valor base de depreciación, independientemente del método de calculo de la misma.  Por lo anterior al término de vida útil estimada del bien, cuando el valor a depreciar  haya sido asignado en su totalidad a resultados,  el activo reflejará en libros  el  valor residual técnicamente establecido. 
SEXTA. En el entendido de que el valor residual se determina  mediante una estimación técnica, es claro que este debe ser apreciado mediante los criterios profesionales aplicables en la materia, teniendo en cuenta las particulares exigencias de  este tipo de estimaciones, de forma que  responda a  los  particulares requerimientos consignados en el mismo artículo 64  inciso 10.

APROBACION Y EFECTOS

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta  presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 17 de febrero de 2009, con ponencia del consejero C.P. RAFAEL FRANCO RUIZ  y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad  de este organismo, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.   

Cordialmente,
RAFAEL FRANCO RUIZ
Presidente

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CLASIFICACIÓN DE ACTIVOS

ACTIVOS FIJOS: 

Activos tangibles o intangibles que se presume son de naturaleza permanente porque son necesarios para las actividades normales de una compañía y no serán vendidos o desechados en el corto plazo, ni por razones comerciales.
ACTIVO FIJO: 

Representa los recursos de naturaleza relativamente duradera, que no están destinados a la venta dentro del giro ordinario del negocio.
ACTIVO CORRIENTE: 

Son los recursos que se pueden convertir en efectivo, vender o consumir durante un ciclo normal de operaciones contables correspondientes a un año.
ACTIVO FINANCIERO: 

Cualquier título de contenido patrimonial, crediticio o representativo de mercancías.
ACTIVO FISICO:

Todo objeto o bien que posee una persona natural o jurídica, tales como maquinarias, equipos, edificios, muebles, vehículos, materias primas, productos en proceso, herramientas, etc.
ACTIVO REAL: 

Sinónimo de activo físico.
ACTIVO LIQUIDO:

Activo que puede transformarse rápidamente en dinero sin pérdida de valor. Mientras más rápido se puede convertir un activo en dinero, se dice que es más líquido o que tiene
mayor grado de liquidez.
El Dinero es el activo más líquido de todos.
ACTIVO INTANGIBLE: 

Esta categoría incluye:
a. Bienes económicos inmateriales de propiedad de una persona, empresa u organización, tales como patentes, marcas, derechos de llave, etc.
b. El Derecho de uso o de usufructo que posee una persona, empresa u organización sobre bienes
económicos, materiales, derecho que no puede ser transferido.